Actualmente el registro horario digital de la jornada se encuentra regulada en el Real Decreto-Ley 8/2019. Esta medida se incluyó en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y que dice lo siguiente: “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.”
El Ministerio de Trabajo ha anunciado recientemente que reformará el sistema de registro horario actual si finalmente no se aprueba la ley de reducción de jornada Laboral para reducir la jornada máxima en España a 37,5 horas semanales que incluía cambios en este sentido.
Por el momento, el tipo de sistema de registro horario es de libre elección de la empresa siempre que garantice la fiabilidad de los datos.
De tal manera que el registro podrá realizarse mediante sistemas manuales, analógicos o digitales. Lo único que dice el citado artículo 34.9 del ET en este sentido es que “Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.”
Conservación y puesta a disposición del registro horario
En cuanto a la conservación y puesta a disposición del registro horario el artículo 34.9 del ET dice “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
Esto significa que ha de poderse acceder a dichos registros en cualquier momento por lo que tienen que estar y permanecer en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
En el caso de que el registro de jornada se haya documentado en formato papel podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. En este caso la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de estos en soporte informático.
En los casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga en soporte informático.
Registro horario y protección de datos
Los registros horarios suponen la necesidad del tratamiento de datos personales porque permiten identificar a una persona en concreto.
A este respecto la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante AEPD) dice que en función del tipo de sistema de registro horario, la empresa tendrá distintas obligaciones en materia de protección de datos.
En general cualquier sistema de registro horario debe regirse por el principio de “limitación de la finalidad”, es decir, los datos sólo deben poder utilizarse para la finalidad para la que han sido recabados. Permitiendo su utilización en este contexto, por ejemplo, para fines disciplinarios.
De hecho, la AEPD no acaba de ver con buenos ojos que muchos de estos sistemas de registro de la jornada laboral permitan geolocalizar al trabajador pues considera que esto excede de su finalidad.
La información del registro se limita a personas trabajadoras interesadas, sus representantes legales (para cumplir su labor de comprobar la adecuación de los registros a la legalidad vigente en materia de jornada, remuneración, cotización y horas extraordinarias) y las autoridades que necesiten tales datos como la Inspección del Trabajo y Seguridad Social o un juez. Por tanto, se entiende que este registro no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible para cualquier trabajador.
¿Es posible fichar con sistemas biométricos tales como la huella dactilar?
La AEPD considera que los sistemas biométricos conllevan un tratamiento de datos de alto riesgo, tanto para identificación como para autenticación, ya que pueden implicar la recogida de datos especialmente sensibles como podrían ser datos de salud, por ejemplo.
La norma no establece la ilegalidad del fichaje por huella, pero considera que es una medida de registro muy invasiva y que excede de la finalidad para la que los datos son recabados por lo que recomienda otros métodos como las tarjetas o las aplicaciones telefónicas.
Novedades en el Registro horario para 2025
El nuevo registro horario que se pretende implementar incorporaría cambios relevantes tales como:
– Que el sistema y los datos estén formato digital. Se elimina la posibilidad de llevar registros en formato manual
– Que el registro esté interconectado a la Inspección de Trabajo
– Que el registro de jornada sea más detallado incluyendo las pausas y los tiempos de trabajo efectivo.
– Se amplía el periodo obligatorio de conservación de los datos de cuatro a cinco años.
– Sanciones: Se endurecen las sanciones por incumplimiento, con multas que pueden alcanzar el doble de las establecidas en la normativa previa.
– El software de registro horario debe garantizar que los registros cumplan con todos los elementos detallados en la normativa.
¿Es obligatorio registrar las pausas?
El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada dice que “No se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.” Esto se entiende siempre que se trate de pausas razonables y necesarias en una jornada de trabajo que sea continuada.
Añade que la negociación colectiva o los acuerdos de son el instrumento idóneo para precisar todo lo relacionado con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo.
Y recuerda que no es aceptable para la acreditación del registro horario el calendario laboral de la empresa o los cuadrantes horarios de los empleados, ni siquiera un registro mensual de la jornada ya que la ley exige que el registro se la jornada sea diario y determine las horas efectivamente trabajadas.
Sólo mediante un registro diario se podrá determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.
¿Se pueden compensar los excesos de jornada con descansos?
Hay una Sentencia Muy relevante del Tribunal Supremo (STS n.º 824/2019, de 4 de diciembre de 2019, ECLI: ES:TS:2019:4273) que dice que no es obligatorio registrar los excesos de jornada si se han compensado con descansos. Siempre que esto se pueda acreditar de alguna forma válida en derecho.
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