El registro horario está a punto de experimentar el mayor cambio desde su implantación en 2019.
Esta obligación se reguló inicialmente en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, indicando “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.” Y añade “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.” Pero no especificaba de qué manera debía llevarse ese registro.
De esto ya hablamos en nuestro post: https://abogadosenpozuelo.es/nuevo-control-horario-en-las-empresas/
Ahora en 2026, la idea es que sea obligatoria la utilización de sistemas digitales para el registro de la jornada laboral.
Aunque habrá que esperar a que la norma se tramite y publique en el BOE para conocer los detalles, es importante que las empresas se preparen para saber qué cambios deben acometer.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social en una consulta pública relacionada con este tema, dejó claro que los objetivos de la norma eran:
- Posibilidad de requerir que el registro sea electrónico, con mecanismos de verificación de la identidad.
- Que se pueda especificar qué tipo de tiempo de trabajo se está registrando y sus interrupciones distinguiendo el tiempo de trabajo efectivo del tiempo de presencia o disponibilidad.
- Necesidad de indicar si las horas son ordinarias o extraordinarias
- Necesidad de mantener los registros horarios a disposición de las personas trabajadoras, de su representación y de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social, lo que puede incluir formas de acceso incluidas telemáticas.
Esto supondría el fin definitivo de las hojas de firmas en papel, los cuadrantes manuales y cualquier método que no garantice un registro electrónico fiable, accesible y verificable. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha señalado que estos sistemas tradicionales no cumplen los estándares de control horario regulado en el Estatuto de los Trabajadores ya que no permiten comprobar de forma veraz las horas reales trabajadas.
Las empresas que se sometan a una inspección y presenten hojas de firmas para acreditar el registro horario de la jornada se encontrarán con un problema: ya no se considerará válido.
La nueva regulación pretende eliminar cualquier mecanismo que permita manipular la información, de ahí la obligatoriedad de que los sistemas de registro sean digitales.
Pueden ser aplicaciones instaladas en ordenadores, tablets o teléfonos móviles, así como sistemas biométricos que no infrinjan la regulación en materia de protección de datos de carácter personal u otras herramientas homologadas que permitan registrar la jornada real y verificar la identidad de la persona trabajadora.
La idea es que el registro pueda consultarse en cualquier momento, tanto por los trabajadores como por la Inspección de Trabajo, sin riesgo de que se puedan alterar los datos.
La digitalización no responde solo a un criterio de eficiencia, sino también de garantía jurídica.
La digitalización del registro horario persigue también reforzar el control sobre las horas extra. Durante los últimos años, se ha detectado que muchos excesos de jornada no quedaban registrados, ya fuera por desconocimiento, falta de herramientas o prácticas incorrectas, como registrar siempre la misma hora de salida, aunque el trabajador permaneciera más tiempo en su puesto.
Para las empresas, este proceso requiere de una planificación. La implantación de un sistema digital de control horario no debería dejarse para el último momento.
La conclusión es que, la digitalización del registro horario de la jornada laboral ya no es una recomendación, sino que desde el Gobierno se pretende que sea una obligación con fecha límite: 2026. De esta manera a partir de 2026 cualquier empresa que mantenga sistemas manuales para controlar la jornada se expondrá a sanciones económicas importantes y a la imposibilidad de acreditar la jornada ante una inspección de trabajo. Adaptarse cuanto antes es la mejor estrategia para evitar riesgos innecesarios y cumplir de forma adecuada con las nuevas exigencias legales.
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