La digitalización de los procesos contables y de facturación sigue avanzando en España, y uno de los cambios que más nos trae de cabeza estos días es la entrada en vigor del nuevo sistema de facturación VeriFactu.
Pero,¿ en qué consiste este sistema y qué implicaciones tiene?
Verifactu es un sistema de facturación que asegura el envío automático de información a la Agencia Tributaria cuando se emite una factura. Por ese motivo se dice que es un sistema “antifraude”, ya que el control sobre las facturas es mucho mayor.
No permite emitir facturas con fecha anterior a la última factura emitida, lo que asegura que todas sean correlativas y tampoco permite anular facturas como se hacía antes ya que cada factura incluye un código QR que se remite en tiempo real a la Agencia Tributaria. Si hay una factura incorrecta, debe emitirse una factura rectificativa con abono o sin abono (en función de si el pago de la misma se ha hecho efectivo o no) y una nueva factura.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
La utilización de este sistema será obligatoria para empresas a partir del 1 de enero de 2026 y para los autónomos a partir del 1 de julio del 2026.
Los programas de facturación deben estar adaptados a Verifactu y si no tienes claro que el tuyo lo esté, debes ponerte en contacto con tu proveedor para asegurarte y evitar posibles sanciones.
La Agencia Tributaria ha lanzado su propia aplicación gratuita para adaptarse al sistema Verifactu para aquellas empresas y autónomos obligados por la normativa y que no quieran pagar un software de facturación externo.
¿Es obligatorio para todos?
Verifactu afecta a todos los autónomos que usan programas de facturación por lo que los autónomos que emiten facturas en formatos tipo Excel o PDF pero sin usar ningún tipo de programa de gestión, podrán seguir haciéndolo. El sistema Verifactu es voluntario en este último caso, no obstante, tendrán que garantizar el almacenamiento de un registro de cada factura firmado digitalmente y tenerlos a disposición de la AEAT.
No confundir el sistema Verifactu con la factura electrónica
El sistema Verifactu se regula en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, su objetivo es combatir el fraude fiscal y su entrada en vigor es inminente.
La factura electrónica se regula en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas cuyo objetivo es digitalizar la facturación entre autónomos y empresas y combatir la morosidad entre ellos. Su entrada en vigor producirá efectos para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros al año de aprobarse el desarrollo reglamentario y a los dos años para el resto.
La ley que regula la factura electrónica obligara a autónomos y empresa a emitir facturas electrónicas en sus operaciones con clientes que también sean autónomos y empresas. Por eso también se le llama factura B2B “business-to-business” (de negocio a negocio). Pero fuera de las operaciones B2B la factura en papel seguirá existiendo.
Concretamente se excluye de la factura electrónica:
- Las facturas a particulares
- Las facturas en operaciones intracomunitarias
Sanciones
El incumplimiento por parte de empresas y autónomos se sancionará con multas de hasta 50.000 euros. Asimismo, las multas a los proveedores que vendan softwares de facturación no adaptados a partir de julio de 2025 también podrán ser de hasta 50.000 euros.
Excepciones
No se aplicará en los territorios forales, donde existen sistemas propios, ni a las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
Puntos clave de VeriFactu
El sistema VeriFactu implica una serie de obligaciones que las empresas deben conocer:
- Uso obligatorio de software homologado por la AEAT: Todas las facturas deberán generarse a través de software certificado, capaz de garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de los datos. Este software, además, comunicará automáticamente la información de las facturas a la AEAT, llevando a cabo un control mucho más exhaustivo.
- Conservación de registros: será obligatorio conservar una copia de todos los registros de facturación (sin alterarlos) por si la AEAT te los requiere durante, al menos, 4 años. Para la Administración Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde que se presenta la declaración de impuestos.
Conclusión
El sistema VeriFactu marcará un antes y un después en la forma en que las empresas españolas gestionan su facturación y su contabilidad.
Desde Juristas Europeos BF&A recomendamos a todas las empresas y autónomos contribuyentes del impuesto de sociedades a comenzar ya con el proceso de adaptación si no lo han hecho todavía: revisar sus sistemas, implementar software certificado y asegurarse de cumplir la nueva normativa.
Si buscas asesoramiento en este tema para saber qué posibilidades tienes y qué es lo que más te puede beneficiar, puedes solicitar una consulta personalizada en Juristas Europeos BF&A, despacho de abogados en Pozuelo de Alarcón, y resolveremos todas tus dudas
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