En el entorno jurídico actual, los departamentos de Recursos Humanos (RR.HH.) y en general las empresas enfrentan desafíos significativos debido a los continuos cambios normativos en el ámbito laboral.
Principales desafíos actuales de la empresa en el ámbito laboral:
1. Reducción de la jornada máxima legal de 40 a 37,5 horas semanales
Reducir la jornada laboral significa disminuir el número de horas que un trabajador trabaja cada semana, pero con el mismo salario e intentando mantener los mismos beneficios.
La reducción de la jornada laboral representa un cambio laboral importante que afectará a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. La implementación de esta medida exige adaptar plataformas de gestión de nóminas y contratos, sistemas de registro de la jornada, programas de contabilización salario/hora de los distintos trabajos y proyectos, etc. Muchas empresas auguran una reducción de su facturación entre el 5% y el 10% sólo con esta medida, que sumado a la nueva subida del SMI en 2025 será mayor y terminará repercutiendo en el consumidor final.
Este cambio supone un desafío con mayúsculas para todas las empresas, especialmente para a las pequeñas y medianas que se mueven con un menor margen de beneficio. Su misión es intentar que esta medida afecte lo menos posible a su nivel de productividad de en un mercado global cada vez más competitivo ya que su entrada en vigor está prevista para finales de 2025.
2. El uso de sistemas biométricos en relación con el registro de la jornada laboral
El registro de la jornada laboral de los empleados es obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019. Respecto a la manera de registrar la jornada laboral, el RD-ley 8/2019, de 8 de marzo señala que se decidirá mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores si los hubiera.
Además, la empresa tendrá la obligación de conservar los registros durante cuatro años que permanecerán a disposición de los empleados, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En cuanto a los métodos empleados para el registro, inicialmente la normativa no decía nada, pero posteriormente se estableció que el método empleado debía estar informatizado y permitir el acceso de manera telemática a los inspectores de trabajo.
Respecto a la posibilidad de usar dispositivos de reconocimiento biométrico (facial, iris, huella dactilar) para el registro de la jornada laboral, el pasado 23 de noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos publicó una nueva Guía considerando el uso de
datos biométricos para el control de presencia un tratamiento de alto riesgo debido a la especialidad de dichos datos. La AEPD concluía que el tratamiento de datos biométricos en general debe estar prohibido salvo que concurran las circunstancias previstas en el artículo 9 del RGPD (que justifica su uso para el cumplimiento de obligaciones legales con el consentimiento explícito de los trabajadores). No obstante, en cuanto a su uso concreto para el registro de la jornada, la AEPD considera que ni la obligación legal ni el consentimiento prestado por los trabajadores para su utilización puede impedir la prohibición al existir un desequilibrio entre el trabajador y la empresa que hace que el consentimiento no se esté prestando libremente.
Por ello, lo más recomendable es la utilización de tarjetas identificativas o cualquier otra medida alternativa que no implique el tratamiento de datos biométricos.
La AEPD establece que existen casos especiales en los que el uso de estos datos está permitido para el control de presencia y jornada, pero previamente la empresa deberá elaborar una Evaluación de Impacto relativa a la protección de datos en la que acredite la idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento de estos datos.
En todo caso esto supone un desafío para las empresas ya que, cualquier sistema de registro empleado deberá respetar la normativa existente y los derechos de los trabajadores en relación con su intimidad y el derecho a la desconexión digital previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores.
3. El canal de denuncias interno en las Relaciones Laborales
La transposición de la Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019, que regulaba la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, se llevó a cabo en España por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta ley establece una nueva obligación para las empresas que consiste en establecer un canal interno de denuncias en relación a las infracciones normativas penales o administrativas graves o muy graves que supongan un perjuicio económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social. La ley impone la obligación de tener un sistema interno de información a las empresas de cincuenta o más trabajadores debiendo tramitar la infracción denunciada manteniendo la confidencialidad del denunciante, así como a darle respuesta.
Esta nueva Ley supone un desafío para muchas empresas, especialmente para aquellas de reducida dimensión, que tendrán que soportar una nueva carga burocrática y regulatoria más que seguramente generará nuevos conflictos.
Para los departamentos de RR.HH., esto implica desarrollar procedimientos claros y que cumplan con los requisitos que establece la ley.
En resumen, los departamentos de RR.HH. en el sector jurídico deben adaptarse a un panorama normativo en constante evolución, implementando soluciones competitivas que aseguren el cumplimiento de lo establecido en la ley pero que afecten a la productividad y competitividad de la organización lo menos posible.
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